Har du ansatte som fungerer som dyre og trege API-er?
Transport- og logistikkbransjen handler vel så mye om dokument- og dataflyt som flyt av varer. Og den flyter over av data som flyttes manuelt.
Du har helt sikkert sett det. Kanskje gjør du det selv. En e-post tikker inn i innboksen. Vedlagt ligger en PDF. Gjerne et fraktbrev eller en tollfaktura. Du åpner den, myser litt på tallene, tolker informasjonen, og så åpner du TMS-et eller ERP-systemet ditt i et annet vindu. Deretter bruker du de neste minuttene på å manuelt kopiere og lime inn de samme tallene du nettopp leste.
På fagspråket kalles dette en “swivel-chair process”. Du snur stolen fra den ene skjermen (kilden) til den andre (målet) og fungerer som koblingen mellom to systemer som ikke snakker sammen.
I praksis betyr det at du bruker mennesker som API-er. Folk må gjøre det teknologien bør fikse på selv, altså sende data mellom systemer.
Er ikke det en skikkelig dårlig bruk av ressurser? Mennesker er kreative, empatiske problemløsere. Å bruke dem som dyre, trege og feilbarlige datakabler er mildt sagt ineffektivt. Likevel er transportbransjen full av nettopp dette. Hvorfor?
Logistikkens rotete virkelighet
Grunnen er at logistikk er full av “rotete data”. Selv om de store aktørene kjører EDI, lever vi i en verden med tusenvis av underleverandører. Det er e-poster der noen spør om en pris, mens andre klager på en forsinkelse. Det er skademeldinger med bilder vedlagt. Det er PDF-er med “kreative” layouter fra en leverandør som gjør ting annerledes enn alle andre.
Fagsystemene (enten det er Timpex, Opter, SAP eller Visma) hater rot. De vil ha strukturerte data og tabeller. Derfor har vi vært nødt til å bruke mennesker til å oversette rotet til orden. Vi har vært nødt til å være “limet” mellom systemene.
Men her kommer det store skiftet. Det er dette som er den egentlige revolusjonen med de nye språkmodellene (LLM-er). Tenk på moderne KI som logistikkens nye multi-tool og rørlegger.
Disse modellene er nemlig gode på å “forstå” rotete informasjon, i hvertfall gode nok til å være ekstremt nyttige. De kan lese PDF-en, forstå at “dette er en klage, ikke en bestilling”, trekke ut ordrenummer, varelinjer og vekt, for så å sende det direkte til systemet ditt.
Dermed trenger ikke den ansatte lenger være API-et.
Skredderen er tilbake
Men her tenker du kanskje: “Vi har ikke råd til store IT-prosjekter for å automatisere hver minste prosess!”
Det er her den teknologiske utviklingen virkelig begynner å bli interessant for bunnlinjen. Historisk har vi stått i en skvis: Skal vi kjøpe dyr hyllevare som nesten passer, men krever at vi tilpasser oss til teknologien, eller skal vi betale millioner og bruke årevis på skreddersøm som passer oss perfekt.
Nå er skredderen tilbake. Fordi KI gjør selve utviklingsjobben så mye mer effektiv har tidsbruken og dermed prisen på skreddersøm stupt, særlig på mindre prosjekter. Du trenger ikke lenger en hær av utviklere for å lage gode løsninger på konkrete og avgrensede problemer.
Det viktigste er å komme i gang med tiltak som gir effekt
Som jeg snakket om hos NHO Logistikk og Transport nylig, er det én ting som bremser norske bedrifter mer enn noe annet: Vi overdriver strategiprosessen.
Vi ser at mange ledere ikke får effekt av KI fordi de behandler det som en akademisk øvelse. De tror de trenger en overordnet “KI-strategi” før de kan løfte en finger. De kartlegger “Topp 20 mulige satsinger på konsernnivå” og setter ned arbeidsgrupper for å vurdere den langsiktige teknologiske retningen.
En bedre tilnærming er å identifisere hvilke oppgaver som faktisk har nytte av KI her og nå.
Mitt råd er derfor å starte i det små. Finn et utvalg konkrete prosesser dere kan forbedre.
Eller start enda mindre! Finn ett irritasjonsmoment. Finn én prosess som mange ansatte bruker mye tid på i dag som kan effektiviseres med KI. For eksempel oppgaver der de ansatte fungerer som API i dag og flytter data fra e-poster til TMS-et.
- Er det dyrt å fikse? Nei, ofte snakker vi beløp under 100 000 kroner for å komme i gang.
- Er det vanskelig? Nei, teknologien er moden for akkurat dette.
- Gir det effekt? Ja. Hvis du kan spare et halvt eller et helt årsverk med manuelt tastearbeid, er avkastningen stor og effekten tilnærmet umiddelbar.
Når dere har gjennomført et knippe lønnsomme prosjekter og har begynt å hente ut gevinstene er det på tide å vurdere strategiske endringer og større løft, men først må dere komme i gang.
Om forfatteren
